Stwórz program offboardingu

Nic nie pokazuje lepiej prawdziwego stosunku pracodawcy do zatrudnianych przez siebie osób niż forma i atmosfera rozstań. Dobrze zaplanowany proces offboardingu pomaga obu stronom pożegnać się w zgodzie

Jak ocenisz firmę, która w ogłoszeniach często pisze, że pracownicy są jej największym dobrem, a zwalniając członków zespołu – zwłaszcza z wyższych stanowisk – natychmiast blokuje ich dostępy, pilnuje podczas zabierania prywatnych rzeczy z biurka i nie pozwala na zamknięcie prowadzonych przez siebie tematów ani nawet na pożegnanie się z zespołem? Nie, nie chodzi o zwolnienie dyscyplinarne ani o uzasadnione podejrzenie złych zamiarów zwalnianego…

Łatwo sobie wyobrazić reakcje współpracowników i chaos w projektach, w których jedna z osób nagle znika bez przekazania bieżących informacji, kontaktów czy ustaleń. Jeszcze łatwiej domyślić się, jak w takiej sytuacji czuje się osoba, która nie tylko traci pracę, ale jest na koniec traktowana jak potencjalny przestępca albo malwersant. Takie podejście do rozstań to recepta na złą atmosferę, obawę pracowników przed podobnym potraktowaniem w przyszłości, negatywne opinie na rynku pracy, problemy w rekrutacji i poważne ryzyko zaburzeń w funkcjonowaniu firmy.

Dlatego tak ważne jest przemyślana strategia w zakresie żegnania członków zespołu. Całość działań związanych z zakończeniem współpracy pomiędzy pracownikiem i jego pracodawcą to offboarding, zwany też outboardingiem. Co istotne, powód rozstania nie ma większego znaczenia – o uporządkowane pożegnanie z pracownikiem każda organizacja powinna zadbać niezależnie od tego, która z dwóch stron je zainicjowała.

Po co jest offboarding?

Cele dobrej strategii outboardingowej to między innymi:

sprawna realizacja wszystkich kroków formalnych i organizacyjnych związanych z odejściem pracownika,
ograniczenie negatywnych skutków zmiany w zespole,
pozyskanie feedbacku, dzięki któremu lepiej możemy planować wszystkie działania kierowane do pracowników,
zabezpieczenie bieżącego funkcjonowania firmy w zakresie obowiązków i ról odchodzącej osoby,
pożegnanie się obu stron w możliwie najlepszej atmosferze.

Zdecydowanie nie warto palić żadnych mostów – obecnie HR obserwuje coraz częstsze powroty ex-pracowników:

– Pamiętajmy, że były pracownik jest bardzo wiarygodnym źródłem informacji o naszej organizacji. Mało tego, może być jej ambasadorem mając wiedzę o firmie, pozytywne doświadczenia ze współpracy. – mówi Alina Michałek odpowiedzialna za obszar HR w HRlink i Goldenline. – Wielokrotnie w swojej pracy rekrutera spotkałam osoby „powracające” do firmy lub takie, które właśnie zarekomendowały inne osoby do pracy dla naszej organizacji. Dobre rozstanie z pracownikiem to same korzyści a i zwyczajnie dobre samopoczucie nas jako pracodawcy.

To w dużej mierze od ostatnich dni w firmie zależy, jak pracownik będzie ją wspominał. Warto włożyć trochę wysiłku w usprawnienie tego procesu i ułatwienie go obu stronom. Dzięki temu mamy wpływ na to, czy nasz ex-pracownik stanie się ambasadorem dawnego pracodawcy czy raczej jego zdeklarowanym wrogiem.

Stwórz checklistę

Offboardingowa checklista to odpowiednik dawnej obiegówki, czyli listy wątków, które należy załatwić w związku z odejściem pracownika. W proces outboardingu zaangażowanych jest co najmniej kilka osób z różnych działów – dlatego pamiętaj, by jasno oznaczyć, kto jest odpowiedzialny za dane zadanie. Możesz wszystkie czynności wpisać w jeden dokument albo podzielić go na części, by odchodzący pracownik, przełożony, kadry, office manager/sekretariat i przedstawiciel helpdesku/działu IT otrzymali tylko swoje zadania.

W zakresie przekazania bieżących tematów dobrą praktyką jest poproszenie odchodzącego pracownika o spisanie wszystkich swoich obowiązków. Następnie zostają one omówione na spotkaniu lub serii spotkań, by wyznaczona osoba mogła zebrać więcej informacji i wskazówek ułatwiających ich przejęcie (np. osoby kontaktowe, częstotliwość, sposób postępowania, możliwe problemy itp.). Cenny będzie również zbiór istotnych osób do kontaktu oraz przekazanie im informacji (najlepiej przez samego pracownika) o zakończeniu współpracy i członku zespołu, do którego mogą się zwracać w zastępstwie.

O czym pamiętać w programie offboardingu?

Nie będziemy tutaj poruszać tematów związanych z kadrami. Wątki dotyczące dostępów, kont i haseł również pominiemy, ponieważ różnią się one zasadniczo w każdej firmie. Natomiast poniższe punkty większość organizacji może wykorzystać w swojej strategii offboardingowej.

Przy tworzeniu programu offboardingu warto uwzględnić poniższe elementy:

rozmowa z pracownikiem i przesłanie mu planu outboardingu,
rozpoczęcie procesu rekrutacji nowego pracownika,
exit interview służące zebraniu oceny warunków zatrudnienia, zadowolenia z pracy, kultury organizacyjnej, benefitów czy relacji z przełożonym i zespołem, a także poznaniu powodów zakończenia współpracy, jeśli była to decyzja pracownika,
zwrot powierzonego sprzętu (np. telefon, komputer, słuchawki) oraz samochodu firmowego,

zwrot kluczy lub kart dostępu,
wypisanie pracownika z firmowych benefitów,
usunięcie danych pracownika z komunikacji wewnętrznej (np. Intranet) i zewnętrznej (strona internetowa, broszury itp.),
ewentualnie – napisanie i przekazanie referencji.

Coraz więcej organizacji stara się utrzymać kontakt z ex-pracownikami. Możesz wykorzystać do tego np. zamknięte grupy w mediach społecznościowych. W ten sposób organizacja nie tylko pokazuje chęć utrzymania dobrych relacji z tworzącymi ją w przeszłości osobami, ale też pozostawia sobie możliwość kontaktu z nimi i ułatwia wzajemną komunikację zespołowi.

Pamiętaj też o elemencie, który nie będzie kosztował Twojego budżetu ani złotówki i jest bardzo prosty, a jednocześnie odgrywa ogromnie ważną rolę. Upewnij się, że odchodzący pracownik usłyszy podziękowanie – za swoją pracę, wkład w budowanie firmy i bycie częścią zespołu.

Gdzie poczytać o offboardingu?

Lektury, które zainspirują:

A. Gassmann, Offboarding. Fach- und Fuhrungskrafte verlassen die Organisation, 2022, język niemiecki
E. Bridger, Employee Experience by Design, 2021, język angielski
P. Gniazdowski, A. Jagiełka, M. Kosińska, P. Kuron, M. Mianowski, Restrukturyzacja. Wprowadzenie trudnych zmian z korzyścią dla organizacji i pracowników, 2022, język polski
J.E. Challenger, Outplacment, 1998 i nowsze, język angielski
J. Berg-Peer, Outplacment w praktyce, 2004, język polski
Materiały z akcji HRlink i partnerów „HR wspiera”
Pożegnaj się z pracownikiem z klasą

Warto też zajrzeć do rozdziałów dot. outboardingu i outplacementu w poniższych książkach w języku polskim:

A. Macnar, Employer Branding po polsku bez tajemnic, 2020 – wartościowe i konkretne rozdziały o exit interview i społeczności alumnów
U. Zając-Pałdyna, Employer Branding po polsku, 2020 – rozstanie z pracownikiem, spojrzenie na offboarding i exit interview
A. Morawiec-Bartosik, Liczby w HR, 2022 – KPI dot. offboardingu i outplacementu