POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (POLITYKA TRANSPARENTNOŚCI)

DEFINICJE

MY/Administrator: HRlink HR Sp. z o. o. z siedzibą w Szczecinie pod adresem al. Wojska Polskiego8, 70-471 Szczecin, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000431372, o kapitale zakładowym w wysokości 8.320,00 PLN, REGON 321264590, NIP 8513164774 oraz adres poczty elektronicznej: kontakt@hrlink.pl

Dane osobowe: wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.

Polityka: niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych/Transparentności.

RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora, (np. nasi klienci, osoby korzystające z naszych usług odwiedzające nasz  lokal, osoby, które z nami korespondują)

PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

W związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą,  zbieramy i przetwarzamy dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.

Zapewniamy przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności zawsze informujemy o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania.  Dbamy o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.

Przetwarzając dane, zapewniamy ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o tym przetwarzaniu dla osób, których dane dotyczą. W przypadku, gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), informujemy  o takim zdarzeniu osoby, których dane dotyczą, w sposób zgodny z przepisami.

KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

Kontakt z nami jest możliwy poprzez adres e-mail kontakt@hrlink.pl lub pisemnie na adres al. Wojska Polskiego 8, 70-471 Szczecin.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

W celu zapewnienia integralności i poufności danych,  wdrożyliśmy procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Stosujemy rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.

Podejmujemy ponadto wszelkie niezbędne działania, by także nasi  podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na nasze zlecenie.

Prowadzimy na bieżąco analizę ryzyka i monitorujemy adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności wdrażamy dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna

W przypadku kierowania do nas  korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną,  dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczyła korespondencja lub spraw z nią związanych.

Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością.

Przetwarzamy jedynie dane osobowe potrzebne  dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

Kontakt telefoniczny

W przypadku kontaktu drogą telefoniczną, możemy żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością.

Rozmowy telefoniczne tak jak i rozmowy prowadzone za pośrednictwem innych komunikatorów takich jak np. Skype, mogą być także nagrywane o czym klient jest informowany. Rozmowy mogą być rejestrowane (dźwięk lub w przypadku innych komunikatorów - o ile ma zastosowanie - obraz i dźwięk) w celu weryfikacji jakości świadczonej usługi oraz weryfikacji pracy konsultantów, a także w celach statystycznych. Nagrania są dostępne wyłącznie dla ograniczonego grona upoważnionych pracowników Administratora.

Dane osobowe w postaci nagrania rozmowy są przetwarzane w celach:

Rekrutacja

W ramach procesów rekrutacyjnych, oczekujemy  przekazywania danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym, nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać tego rodzaju dodatkowe dane, informacje te nie będą wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym ani w żadnych innych celach.

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych

W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy,  przekazujemy osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, najpóźniej w momencie zawierania umowy.

Zbieranie danych w innych przypadkach

W związku z prowadzoną działalnością,  zbieramy dane osobowe także np. podczas spotkań biznesowych, na eventach branżowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

Tak zbierane dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu dla jakiego zostały zebrane,  przy zapewnieniu ich odpowiedniej ochrony.

Informacje o Danych osobowych przetwarzanych w ramach naszych serwisów internetowych znajdują się w odrębnym dokumencie: Polityka prywatności

ODBIORCY DANYCH

W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, mogą one być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym  obsługującym systemy informatyczne i sprzęt, podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom, agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym. Dane są też ujawniane podmiotom z nami powiązanymi, w tym spółce Agora.

Ewentualne ujawnienie lub przekazanie danych osobowych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, może nastąpić wyłącznie w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR

Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego, zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Okres przetwarzania danych  zależy od celu przetwarzania, a ponadto może wynikać z przepisów, jeśli stanowią one podstawę przetwarzania.  W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do momentu jej wycofania. W przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy dane będą przetwarzane do momentu jej rozwiązania.

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

Zgłaszanie żądań i wniosków  związanych z realizacją praw

Wniosek/żądanie można złożyć:

Aby usprawnić obsługę  prosimy w miarę możliwości precyzyjnie wskazać, czego dotyczy żądanie/wniosek, np.:

Jeżeli  nie będziemy w stanie ustalić treści żądania lub zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwrócimy się  o dodatkowe informacje. Odpowiedź na zgłoszenia powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu,  poinformujemy Cię o przyczynach takiego przedłużenia.

Odpowiedź udzielana jest w formie pisemnej, chyba że żądanie/wniosek został złożony drogą e-mailową lub zażądano w nim przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej. W razie wątpliwości, co do tożsamości osoby składającej żądanie poprzez e-mail zastrzegamy możliwość weryfikacji tożsamości.

Zasady pobierania opłat

Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku:

Powyższa opata zawiera koszty  związane z realizacją żądania.

Powyższa opłata zawiera koszty związane z podjęciem żądanych działań.

W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki została przyjęta w dniu 07.10.2019 r.

Aktualizacje polityki transparentności: