Technologia w rekrutacji – jak działa system do rekrutacji ATS?

  |   Funkcje systemu HRlink

W świecie nowoczesnej rekrutacji coraz częściej mamy do czynienia z pojęciem systemu ATS (Applicant Tracking System), czyli kompleksowego narzędzia online, wspierającego prowadzenie procesów rekrutacyjnych. Dobry system ATS jest rozbudowany pod względem funkcjonalności, a mimo to intuicyjny i prosty w obsłudze nawet dla nowego użytkownika. Ale co konkretnie powinno umożliwić nam tego typu narzędzie?

Uporządkowana baza kandydatów

Jednym z najważniejszych zadań systemu ATS jest tworzenie, utrzymywanie i aktualizowanie elektronicznej bazy kandydatów:

  • System przechowuje profile i dokumenty kandydatów ze wszelkich możliwych źródeł (ogłoszenia, agencje, polecenia), uporządkowane według rekrutacji, w których biorą lub brali udział.
  • Pozwala także dołączać do profilu dodatkowe dokumenty, dodawać notatki czy nadawać własne tagi.

Zarządzanie taką bazą jest bardzo łatwe i pozwala nam uniknąć wielu dotychczasowych problemów – zajmowania miejsca na dysku firmowym, szukania nadesłanych CV w wielu miejscach czy też martwienia się o dostępy i ochronę danych.

A skoro już o tym mowa…

Spełnianie wymogów RODO

We wrześniu pisaliśmy o dobrych praktykach związanych z RODO w rekrutacji, wspominając o przydatności systemu ATS w tym kontekście. Dzięki systemowi możemy nie tylko wygodnie zbierać potrzebne zgody, ale także monitorować, kto wyraził chęć udziału w przyszłych rekrutacjach, a kto nie i automatycznie dokonywać anonimizacji danych w odpowiednim momencie lub odpytywać kandydatów mailowo o aktualizację zgód. Co ważne, nawet zanonimizowany kandydat pozostaje w systemie jako wpis statystyczny, dzięki czemu nasze zbiorcze dane i raporty pozostają wiarygodne.

Multiposting ogłoszeń rekrutacyjnych

Kolejną kluczową funkcją systemu ATS jest multiposting ogłoszeń rekrutacyjnych.:

  • Korzystając z systemu możemy w prosty sposób tworzyć ogłoszenia i formularze rekrutacyjne oraz zapisywać je jako szablony i później edytować. Gotowe ogłoszenie z formularzem możemy następnie szybko i łatwo opublikować w wielu źródłach naraz dzięki integracji z wieloma portalami ogłoszeniowymi oraz naszą stroną kariery.
  • Możemy też generować specjalne linki dla agencji rekrutacyjnych, do programów poleceń czy dla portali niezintegrowanych z systemem. Aplikacje na dane ogłoszenie ze wszystkich źródeł zostaną przyporządkowane do odpowiedniej rekrutacji. Nie ma jednak powodu obawiać się, że nie będziemy wiedzieć, skąd nadeszło dane CV — przy każdej aplikacji w systemie znajduje się informacja o źródle.

Monitoring procesu rekrutacji

Rekrutacje tworzone w systemie służą nie tylko do zbierania kandydatów z różnych źródeł w jednym „worku”. W ramach każdej rekrutacji definiujemy etapy, według których porządkujemy aplikacje w systemie — możemy łatwo przenosić poszczególnych kandydatów pomiędzy etapami, dzięki czemu na pierwszy rzut oka widzimy, do kogo już zadzwoniliśmy, kto został umówiony na spotkanie, a kto odrzucony lub już zatrudniony. Dzieje się to za sprawą paru kliknięć, dzięki czemu codzienna aktualizacja statusów zajmuje tylko chwilę i nie musimy już grzebać w notatkach czy zastanawiać się, z kim jeszcze trzeba się skontaktować.

Możemy nawet pisać do kandydatów maile bezpośrednio z systemu i otrzymywać odpowiedzi — cała historia komunikacji z daną osobą jest w jednym miejscu i nie musimy przekopywać skrzynki mailowej, szukając starszych wiadomości.

Raporty i analizy

Podobnie jak w innych dziedzinach, w rekrutacji trudno wydajnie pracować bez monitorowania rezultatów. Tu także ATS przychodzi z pomocą i na życzenie generuje wybrane raporty, dotyczące m.in. ilości aplikacji z poszczególnych źródeł w podziale na rekrutacje, ilości ogłoszeń opublikowanych w danym przedziale czasowym, efektywności źródeł czy ilości kandydatów w poszczególnych etapach.

Możliwości jest wiele, wystarczy tylko dobrze skonfigurować raport.

Automatyczne generowanie potrzebnych danych pozwala nam łatwo analizować skuteczność poszczególnych ogłoszeń czy źródeł kandydatów.

Wiemy na przykład nie tylko, ile CV spłynęło z danego portalu, ale też czy aplikacje były w ogóle adekwatne — jak na dłoni widzimy, czy z danego źródła kogokolwiek zatrudniliśmy albo chociaż zaprosiliśmy na rozmowę.


Powyżej opisaliśmy Wam główne funkcje systemów ATS. Faktycznie bywa ich o wiele więcej; z poziomu systemu możemy na przykład tworzyć dla siebie zadania czy zarządzać kalendarzem spotkań.

Jednak te najważniejsze funkcje dotyczą właśnie automatycznego postingu ogłoszeń, wygodnego prowadzenia bazy kandydatów oraz zarządzania efektywnością dzięki raportom i analizom. System ATS pozwala wyeliminować wiele żmudnych, niepotrzebnych czynności, uniknąć chaosu i uczynić prowadzenie rekrutacji znacznie przyjemniejszym, a zarazem o wiele bardziej efektywnym.

Chcesz dowiedzieć się, jak system HRlink wspiera procesy rekrutacyjne?

Zostaw swój kontakt — oddzwonimy do Ciebie!

Poproś o demo

Autor:
Alina Michałek Expert HR