Jak sprawić, by rozstanie z pracownikiem niosło za sobą wartość dla firmy? Czyli słów kilka o exit interview!

  |   Świat HR

Rozmowa kwalifikacyjna, zwana z angielskiego również jako job interview, jest głęboko zakorzeniona w naszej świadomości. Każdy z nas przeszedł w swoim życiu przez chociaż jedną. Jest ona pierwszym etapem, który prowadzi do rozpoczęcia pracy w nowej firmie. Co jednak ciekawe, kiedy kończymy naszą przygodę z daną organizacją, może na nas czekać kolejne spotkanie o podobnej nazwie – tym razem będzie nazywało się ono exit interview. Jest to jedno z najlepszych narzędzi HR, które dobrze wpływa na nasz wizerunek pracodawcy.


Czym jest exit interview?

Exit interview jest to rozmowa odchodzącego z organizacji pracownika z osobą wyznaczoną do jej przeprowadzania. Najczęściej będą to pracownicy działu HR, jednak różne firmy mają różne procedury w tym zakresie. Tak naprawdę jedyną zasadą dotyczącą tego, kto ma prowadzić to spotkanie, jest bezstronność takiej osoby. Ciekawostką może być fakt, że w niektórych firmach jako exit interview traktowane są ankiety o odejściu samodzielnie wypełniane przez pracownika. Brakuje tutaj jednak pierwiastka ludzkiego – czy wobec tego takie ankiety możemy nazywać exit interview?

Nie ważne jak bardzo postępuje digitalizacja HR – w tej branży nie możemy zapominać, że najważniejsze są osobiste relacje.

Musimy pamiętać, że spotkanie z odchodzącym pracownikiem przeprowadzamy zarówno przy dobrowolnych odejściach jak i przy zwolnieniach. Każde takie spotkanie zawsze powinno być jednak dobrowolne – nikogo nie możemy zmuszać, aby z nami porozmawiał. Przez takie działanie moglibyśmy pozostawić złe wrażenie na odchodzącym pracowniku. Exit interview przeprowadzamy w ostatnich dniach pracy danej osoby.

Po co przeprowadzać exit interview?

Głównym celem exit interview jest poznanie przyczyny odejścia pracownika z organizacji. Dzięki temu wiemy co jest nie tak w naszej firmie. Pozwoli to nie tylko na przeciwdziałanie rotacji pracowników lecz również na ogólne usprawnienie przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak jedyny cel przeprowadzenia exit interview.

Spotkanie takie pozwala również zbadać jakie jest nastawienie odchodzącej osoby do organizacji. Wyobraź sobie, że pracownik ma duży żal do firmy – po odejściu może robić tzw. „złą reklamę”. Dzięki przeprowadzeniu z nim exit interview mamy jedną z ostatnich szans aby zmienić to nastawienie, a także zrozumieć co jest jego powodem. Dobrze przeprowadzone exit interview powinno również dotyczyć rzeczy, który w firmie było ok – dzięki temu dowiemy się, jakie są nasze mocne strony.

Może teraz Ci się nasuwa pytanie – po co czekać z tymi pytaniami do exit interview? Oczywiście nie trzeba – zachęcamy żeby zawsze prowadzić szczerą komunikację z pracownikiem opartą na wzajemnym szacunku i otwartości na informację zwrotną. To, co jednak jest mocą exit interview to fakt, że osoba odchodząca przestaje się obawiać, że przez to co powie, mogą zostać wyciągnięte wobec niej negatywne konsekwencje. Wobec tego na rozmowie takiej, odchodzący pracownik zazwyczaj jest bardziej szczery niż zazwyczaj.

Pamiętajmy również, że zapraszając pracownika na exit interview dajemy znać mu oraz innym, że nasza firma liczy się ze zdaniem pracowników – szanuje ich opinie i chce z nich skorzystać. A czy może być lepszy sposób na poprawienie naszego wizerunku pracodawcy niżeli szacunek i dobre traktowanie wszystkich naszych pracowników – nawet tych, którzy odchodzą?

Jakie pytania możemy zadać podczas exit interview?

Dobre exit interview powinno zawierać kilka elementów. Poniżej prezentujemy listę pytań, które według nas powinny zostać zadane (pamiętaj jednak, że sam możesz dopasować pytania do potrzeb Twoich i Twojej organizacji):

• Jak oceniasz swoją współpracę z menadżerem / zespołem?
• Jakie są zalety i wady Twojego menadżera?
• Jaka jest atmosfera w firmie / zespole?
• Czy polecisz naszą firmę swoim znajomym?
• Co w firmie wymaga poprawy?
• Co było w firmie nie tak jak powinno?
• Co w firmie działało?
• Jak będziesz nas wspominać?
• Jakie rzeczy powinna wiedzieć osoba która cie zastąpi?
• Czy Twoje oczekiwania co do firmy się sprawdziły?
• Jakie zmiany firma powinna wprowadzić?
• Jaka część Twojej pracy najbardziej Ci się podobała / nie podobała?
• Czy było coś, co mogło wpłynąć na Twoją decyzję o odejściu z firmy?
• Jak wyglądał proces rekrutacyjny w Twojej nowej firmie?
• Jak przebiegała komunikacja w rekrutacji do nowej firmy?

Co zrobić z danymi z exit interview?

Spotkałeś się z pracownikiem, przeprowadziłeś z nim exit interview – czy na tym powinno się zakończyć Twoje działanie? Otóż nie.

Wszystkie informacje, które zebrałeś od odchodzącej osoby powinny zostać poddane analizie. Widząc, które obszary są najczęściej poruszane przez pracowników, będziemy wiedzieć co zmienić, aby w nasza organizacja stawała się lepsza. Wprowadzenie tych konstruktywnych zmian, usprawnią działanie Twojej organizacji i będą przeciwdziałać odejściom kolejnych osób.

Autor:
Alina Michałek Expert HR