Wszystko co powinieneś wiedzieć o formularzu aplikacyjnym

  |   Poradnik rekrutera

Coraz więcej firm stawia na oszczędność czasu i efektywność i tym samym decyduje się wykorzystać formularz aplikacyjny w swoich procesach rekrutacyjnych. Głównym czynnikiem, decydującym o wyborze tej formy jest fakt, że wstępna selekcja aplikacji może zostać dokonana automatycznie. Dzięki wykorzystaniu odpowiedniego narzędzia, wspierającego rekrutację (system rekrutacyjny, ATS) możemy odrzucić kandydatów, którzy nie spełniają naszych podstawowych wymagań. To rozwiązanie jest szczególnie popularne w wielkich przedsiębiorstwach, które mogą się pochwalić dużym odzewem na oferty pracy.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • jakie elementy powinny znaleźć się w formularzu aplikacyjnym?
  • jak zadbać o RODO w formularzu?
  • jakie mogą być konsekwencje źle skonstruowanego formularza?
  • jak formularz może wpłynąć na wizerunek pracodawcy?
  • co wspólnego ma formularz z candidate experience?

Wykorzystanie formularza aplikacyjnego jest przykładem procesu automatyzacji, który zyskuje coraz większą popularność w branży HR-owej, dzięki szerokiemu wykorzystaniu technologii w rekrutacji.

Podstawowe elementy formularza aplikacyjnego

Formularz aplikacyjny ma na celu zebranie informacji na temat kandydata, które umożliwią przeprowadzenie wstępnej selekcji. Dobry formularz powinien być dopasowany do oferty, której dotyczy, jednak niektóre elementy zawsze powinny się w nim zawrzeć.

Są to:

  • nazwa firmy
  • nazwa stanowiska, na które się aplikuje
  • miejsce pracy
  • pole do załączenia CV
  • imię i nazwisko kandydata
  • kontakt – telefon / e-mail
  • pytania selekcyjne
  • obowiązek informacyjny
  • zgody na przetwarzanie danych

Większość wymienionych elementów jest jasnych i nie wymaga większego komentarza. Warto jednak poświęcić trochę czasu trzem ostatnimi punktom.

Pytania selekcyjne są konieczne do wstępnej oceny kandydata – mogą dotyczyć wykształcenia, znajomości języków, prawa jazdy, dyspozycyjności, gotowości do wyjazdów służbowych itd. Nie sposób wskazać konkretnych pytań, które powinny zostać zadane-zawsze są uzależnione od kryteriów stosowanych w danym procesie rekrutacyjnym.

Obowiązek informacyjny i zgody na przetwarzanie danych wynikają z wprowadzenia RODO w rekrutacji. Każda osoba aplikująca do firmy musi wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, a także musi być poinformowana kto, w jaki sposób i w jakim celu je przetwarza.

Konsekwencje źle skonstruowanego formularza aplikacyjnego

Podstawowym efektem niepoprawnie stworzonego formularza, będzie brak możliwości uzyskania informacji na temat kandydata, które są nam potrzebne do wstępnej selekcji. W konsekwencji prowadzi to do dłuższej i bardziej pracochłonnej analizy niż początkowo zakładaliśmy (tymczasem celem automatyzacji jest oszczędzenie czasu).

Dodatkowo wartościowi dla nas kandydaci mogą zostać odrzuceni na pierwszym etapie, z powodu źle dobranych pytań.

Jeśli formularz zawiera zbyt dużą ilość pytań kandydat może zrezygnować z jego wypełnienia, przez co my tracimy potencjalnie wartościowego pracownika.

Nie sposób określić limitu ilości pytań, jednak trzeba pamiętać, że wypełnienie formularza powinno zająć maksymalnie kilka minut. Wiele osób nie lubi również, kiedy muszą założyć konto w systemie pracodawcy, by wysłać swoją aplikację – kiedy jest to na nich wymuszane, wolą zrezygnować z aplikacji do firmy.

Formularz, a wizerunek pracodawcy 

Wiele firm zapomina, że formularz aplikacyjny to nie tylko szansa dla pracodawcy, aby mógł ocenić kandydata, lecz również okazja dla kandydata, by wyrobił sobie wstępną opinię o firmę.

Formularz mówi wiele o nastawieniu organizacji do kandydata. Zbyt wiele pytań, dziwna forma lub ich rodzaj – wszystko to wpływa na postrzeganie naszej marki pracodawcy.
Jeśli więc pytania będą skomplikowane, biurokratyczne lub zupełnie oderwane od rzeczywistości (np. jakim zwierzęciem byś był) to nie powinniśmy być zdziwieni, jeśli kandydat nigdy już do nas nie wróci.

Pamiętaj o candidate experience!

Aby stworzyć dobry formularz, trzeba pamiętać o candidate experience, czyli o sprawieniu by proces rekrutacyjny był przyjemnym przeżyciem dla kandydata.

Kiedy tworzysz formularz, miej na uwadze, że wypełniać go będzie inny człowiek – najprawdopodobniej Twój przyszły kolega. Wobec tego Twoim celem nie powinno być utrudnienie mu życia. Zastanów się, które pytania są konieczne, a które można sobie odpuścić. Udostępnij również możliwość automatycznego wypełnienia niektórych pól dzięki zintegrowania formularza z Google lub Facebookiem – oszczędzi to kandydatowi wiele czasu.

Formularz to też dobre miejsce, by poinformować kandydata o następnych etapach rekrutacji oraz o sposobie i terminie informacji zwrotnej. To doskonały element komunikacji z kandydatem.

Jakie efekty da nam dobrze skonstruowany formularz aplikacyjny?

Tak jak źle skonstruowany formularz ma negatywy wpływ na naszą markę, tak dobry ma wpływ pozytywny. Jako pierwszy punkt kontaktu kandydata z firmą, formularz aplikacyjny, zostawia ślad w pamięci i wzmaga chęć udziału kandydata w rekrutacji.

Formularz jest również pierwszym krokiem na drodze do poprawnego candidate experience, a przy tym świetnym narzędziem employer brandingowym.

Chcesz dowiedzieć się, jak system HRlink wspiera procesy rekrutacyjne?

Zostaw swój kontakt — oddzwonimy do Ciebie!

Poproś o demo

 

Autor:
Alina Michałek Expert HR